Wanneer één van uw cliënten tijdelijk ergens anders wordt opgenomen, kan aan het zorgkantoor worden gevraagd om de woonruimte van de cliënt tijdens zijn afwezigheid toch te mogen declareren. Als dit wordt toegestaan, is er sprake van een zogenaamde ‘dubbele verstrekking’, omdat de cliënt ergens anders zorg ontvangt, terwijl ook zijn ZZP wordt betaald.
Ook als een dubbele verstrekking niet wordt toegestaan, mag u als instelling de woonruimte van de cliënt vrij houden. Dit komt dan echter voor kosten van de instelling; gedurende de afwezigheid van de cliënt mag de ZZP dan niet worden gedeclareerd.
De NZa heeft een besluit (NR/CA-300-008) uitgevaardigd dat geldt vanaf 1 januari 2012. Dit besluit betreft onder andere tijdelijke afwezigheid, dan wel dubbele verstrekkingen. Het beleid van Achmea is gebaseerd op dit besluit.
Procedure
Bij ZZP B1 t/m 7 (voortgezet verblijf met behandeling):
- Voor een dubbele verstrekking van maximaal 14 dagen, is er automatisch toestemming. In dit geval is er geen actie nodig.
- In geval van onvoorziene overschrijding van de maximale periode van 14 dagen wordt verdere afwezigheid van cliënt niet vergoed.
- Uitzondering hierop is een ziekenhuisopname. In het geval van een ziekenhuisopname geldt de procedure zoals omgeschreven voor ZZP C1 t/m 6.
Bij ZZP C1 t/m 6 (beschermd wonen met begeleiding):
- Als de verwachte afwezigheid maximaal 4 weken is, is er automatisch toestemming voor een dubbele verstrekking. In dit geval is er geen actie nodig.
- Als de verwachte aanwezigheid langer is dan 4 weken of bij onvoorziene overschrijding van de verwachte 4 weken afwezigheid, vragen wij u het formulier aanvragen van dubbele verstrekkingen in te vullen en (in het kader van snelle afhandeling bij voorkeur per mail) op te sturen. De inhoudelijke onderbouwing van de afwezigheid moet afkomstig zijn van de tijdelijke behandelaar. Deze informatie mag ook per mail of per telefoon bij de behandelaar worden opgevraagd. Als startdatum geldt de eerste dag dat de cliënt afwezig is.
- Bij onvoorziene overschrijding van de verwachte (lees: aangevraagde) periode van afwezigheid, vragen wij u het aanvraagformulier opnieuw in te vullen en zo een verlenging aan te vragen.
- Wanneer de cliënt weer terugkeert naar de instelling, vragen wij u dit te melden met het formulier melding terugkeer.
Verwachte einddatum
Wij verzoeken u het formulier volledig in te vullen, inclusief de verwachte einddatum van de afwezigheid van de cliënt. Voor toestemming voor een dubbele verstrekking is een inschatting van de verwachte duur van afwezigheid noodzakelijk.
Wij realiseren ons echter dat een inschatting van de verwachte duur van de afwezigheid soms lastig is om te maken. Wanneer dit het geval is, wordt er vaak voor gekozen om de datum van de eerstvolgende evaluatie te nemen, als voorlopige einddatum van de dubbele verstrekking. Op basis van de uitkomsten van deze evaluatie kan dan eventueel een verlenging worden aangevraagd. Onvolledige aanvragen worden niet in behandeling genomen.
Let op: in geval van een onvoorziene overschrijding van de verwachte periode van afwezigheid, moet er een verlenging worden aangevraagd. Wanneer dit niet gebeurt, mag u deze periode van zorg niet declareren. Verlengingen met terugwerkende kracht worden niet in behandeling genomen, tenzij er sprake is van uitzonderlijke omstandigheden.
Vragen
Mocht u vragen hebben of willen overleggen over een specifieke cliënt, dan kunt u contact opnemen met Marjolein Rijkeboer, zorginhoudelijk kwaliteitsadviseur GGZ, op telefoonnummer 06-23703879 of per e-mail via marjolein.rijkeboer@achmea.nl